Lösungen mit der Microsoft Power Platform erstellen

Kapitel 1. Schnelle Innovation mit der Power Platform

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Ich habe einmal ein kritisches Problem mit einem Geschäftsprozess gelöst, indem ich mit der Power Platform eine Nacht durchgemacht habe. Ich arbeitete für ein Unternehmen, das über ein oder mehrere Standardprodukte verfügte, mit denen es die Fähigkeiten seiner Mitarbeiter/innen erfassen konnte, aber diese Produkte entsprachen nicht den spezifischen Anforderungen des Unternehmens und hatten Einschränkungen, die das Unternehmen nicht umgehen konnte. Im Laufe der Jahre hatte das Unternehmen den Überblick über die besonderen Fähigkeiten seiner Mitarbeiter/innen verloren und verbrachte viel Zeit, Geld und Mühe mit der Suche nach Bewerber/innen, die Nischenbedürfnisse der Kunden erfüllen konnten, ohne zu wissen, dass es diese Fähigkeiten im eigenen Haus hatte. Das Unternehmen schaffte es, weiterzumachen, ohne eine Lösung für das Problem zu finden oder zu bauen, bis ein potenzieller Kunde nach sehr spezifischen Informationen über die Erfahrung des Teams fragte und das Unternehmen diese nicht ohne weiteres liefern konnte. Das war der Moment, der eine Veränderung auslöste und in dem ich begann, mit der Power Platform an einer Lösung zu arbeiten.

Der potenzielle Kunde stellte dem Unternehmen mehrere Fragen, die leicht zu beantworten sein sollten. Wie viele Ihrer Mitarbeiter haben Erfahrung mit dem JavaScript-Framework, das wir verwenden? Wie ist das Verhältnis zwischen Senior und Junior? Wie viele Jahre Erfahrung haben sie? An diesem Punkt begannen die Mitglieder des Verkaufsteams, die darauf hinarbeiteten, den Auftrag zu erhalten, sich zu bemühen. Sie wandten sich an die Personalabteilung, die Geschäftsleitung und an alle Mitarbeiter, die sie kannten und die über diese oder eine ähnliche Qualifikation verfügten. Sie mobilisierten all diese Leute, um nach den Antworten zu suchen, obwohl sie wussten, dass sie keine genauen Zahlen bekommen würden.

Mindestens ein Dutzend Leute wurden in diese verzweifelte Suche einbezogen, und schließlich sammelten sie genügend Informationen. Aber wenn wir einen Schritt zurücktreten und darüber nachdenken, was das für das Unternehmen bedeutete, werden wir mehrere Probleme mit dem, was passiert ist, erkennen:

• Es zeigte ein mangelndes Verständnis für die eigene Mannschaft.
• Das hätte dieses Unternehmen fast einen neuen Kunden und eine Menge Umsatz gekostet.
• Dadurch wurden Menschen von anderen wichtigen Aufgaben abgezogen.
• Das hat das Unternehmen Tausende von Dollar gekostet, wenn man es in Form von Stundenlöhnen oder Stundensätzen betrachtet.

Nach diesem Vorfall war das Unternehmen natürlich besorgt, dass sich eine ähnliche Situation wiederholen könnte. In einer Sitzung, an der auch die Geschäftsführung und mehrere wichtige Führungskräfte teilnahmen, schlug ich vor, die bereits vorhandenen Tools zu nutzen und eine Lösung zur Erfassung der Fähigkeiten der Beschäftigten zu entwickeln. Das Team stimmte zu, und ich machte mich daran, diese Lösung zu entwickeln. Ich verbrachte etwa 8 bis 12 Stunden damit, Power Apps zu verwenden, und am Ende hatte das Unternehmen einen Prototyp einer App, mit der die Mitarbeiter/innen:

• Wähle eine Fähigkeit aus einer Dropdown-Liste, die Informationen aus einer SharePoint-Liste abruft
• Gib die Anzahl der Jahre ein, in denen du Erfahrung mit der jeweiligen Fähigkeit hattest.
• Gib ihr Können an, d.h. ob sie sich als Anfänger, Fortgeschrittene oder Experten in dieser Fertigkeit fühlen.
• Gib alle Notizen ein, die du zu dieser Fähigkeit machen möchtest

Das Unternehmen begann sofort mit einem Pilotprojekt. Es wurden Rückmeldungen von den Mitarbeitern eingeholt, einige kleinere Änderungen an der Benutzeroberfläche vorgenommen, einige Fehler identifiziert und behoben und im Laufe der Zeit wurden weitere Verbesserungen vorgenommen und die Lösung weiterentwickelt. Auch die Geschäftsprozesse wurden geändert. Die Mitarbeiter/innen wurden angewiesen, ihre Fähigkeiten in der App zu aktualisieren, sobald sie ein Projekt abgeschlossen hatten, da sie möglicherweise neue Fähigkeiten erworben hatten, die berücksichtigt werden mussten. Als sich die App als erfolgreich erwies, wurden immer mehr Mitarbeiter aufgefordert, sie zu nutzen, und schließlich erfassten alle technischen Mitarbeiter ihre Fähigkeiten.

Als ich die Verwendung von Power Apps empfahl, empfahl ich dem Unternehmen auch, ein separates Projekt mit Power BI zu starten, um diese Informationen auszuwerten. Das Unternehmen mobilisierte daraufhin sein Business Intelligence-Team und erstellte Berichte und Dashboards, mit denen die Führungskräfte und das Rekrutierungsteam sehen konnten, wo es ihnen aufgrund des anstehenden Kundenbedarfs an Fähigkeiten fehlte, wo sie Schulungen benötigten, wo sie ähnliche Fähigkeiten einsetzen konnten und sogar, wann Mitarbeiter aus Projekten ausschieden - all das half ihnen bei der Planung, ob sie ein Teammitglied einstellen konnten oder ob sie eine Personalsuche starten sollten.

Wäre dies ein herkömmliches Projekt gewesen - mit modernen Webtechnologien wie Angular oder React für das Frontend, einem SQL-Backend, einer Berichtsebene, Azure Functions, Unit-Tests, Codeüberprüfungen usw. - hätte das Team wahrscheinlich aus zwei Entwicklern (davon mindestens einer auf Senior-Level), einem Projektmanager, einem Datenbankingenieur und möglicherweise einem UI/UX-Entwickler, einem Qualitätssicherungsingenieur und einem Business-Analysten bestanden. Dieses Projekt hätte wahrscheinlich vier bis acht Wochen gedauert, und wenn man ein Team für die Entwicklung dieser Lösung eingestellt hätte, hätte das in den USA mehrere zehntausend Dollar pro Woche gekostet - im Gegensatz zu den eineinhalb Arbeitstagen, die ich für den Bau eines Prototyps gebraucht habe.

Du denkst jetzt vielleicht: "Du hast doch bestimmt viel Erfahrung mit der Power Platform und baust ständig solche Lösungen." Ich kann dir sagen, dass ich heute zwar viel mit diesen Tools arbeite und oft Projekte, Präsentationen und Demos mit diesen Produkten durchführe, aber damals hatte ich nur ein wenig damit herumgespielt. Ich hatte vielleicht zwei Power Apps-Lösungen im Einsatz und eine Handvoll Power Automate-Lösungen - bevor es Power Automate hieß - also würde ich keineswegs behaupten, dass ich damals ein Experte für diese Tools war.

Dieses Beispiel aus der Praxis soll die Leistungsfähigkeit der Power Platform verdeutlichen, und ich habe bisher nur zwei der Apps erwähnt! Bevor wir in die Einzelheiten der Apps der Power Platform eintauchen, sollten wir einen Schritt zurücktreten und uns etwas genauer ansehen, was die Power Platform ist und für wen sie gedacht ist.

Das Aufkommen von Low-Code/No-Code-Lösungen

In den letzten Jahren hat sich die Art und Weise, wie Unternehmenslösungen entwickelt werden, deutlich verändert. In dem Bestreben, mit der Geschwindigkeit des Geschäftslebens und dem Bedarf an Technologien zur Lösung alltäglicher Probleme Schritt zu halten, haben sich Unternehmen dafür entschieden, Lösungen zu entwickeln, die ihre Bedürfnisse erfüllen, indem sie Produkte einsetzen, mit denen du Apps, automatisierte Geschäftsprozesse und andere Lösungen erstellen kannst, ohne ein professioneller Entwickler zu sein oder Code schreiben zu können. Diese Tools werden gemeinhin als Low-Code/No-Code-Technologien bezeichnet. Microsoft 365 bietet eine Reihe von Apps, die in diese Kategorie fallen. Zu den wichtigsten gehören Power Apps, Power Automate, Power BI, Power Virtual Agents und Power Pages. Im Laufe dieses Buches werde ich die Funktionen dieser Anwendungen im Detail erläutern und weitere Apps der Power Platform vorstellen, die dir zur Verfügung stehen.

Was ist also die Power Platform? Die Power Platform ist eine Sammlung von Anwendungen, mit denen du schnell durchgängige Geschäftslösungen erstellen kannst. Abbildung 1-1 zeigt die Symbole von fünf der am häufigsten genutzten Power Platform-Apps.

Abbildung 1-1. Die Power Platform

Du fragst dich vielleicht, warum ein Unternehmen auf diese Art von Lösungen zurückgreift, anstatt sie einfach einzustellen oder sich auf die traditionelle Entwicklung zu verlassen. Dafür gibt es viele Gründe, aber ganz oben auf der Liste stehen Kosteneinsparungen und Schnelligkeit. Ein traditionelles Softwareentwicklungsprojekt erfordert oft ein Team von Mitarbeitern, um eine Lösung zu planen, zu erstellen, zu testen und einzusetzen. Ein Projekt kann einen oder mehrere Frontend- und Backend-Entwickler, Projektmanager, Business-Analysten und Datenbankadministratoren umfassen. Zu einem Projekt können auch UI/UX-Designer, QA-Tester und möglicherweise ein DevOps-Team gehören, das dabei hilft, automatisierte Bereitstellungsprozesse zu erstellen, die dich durch die Entwicklung, die Qualitätssicherung und die Produktionsbereitstellung bringen. Allein das Team der beteiligten Personen kann schon teuer sein, und wenn du dann noch Dinge wie Speicherung, Cloud-Dienste und Ressourcen mit einbeziehst, summieren sich die Kosten.

Die Geschwindigkeit spielt auch eine Rolle bei den Kosten der Lösungsentwicklung. Die Power Platform gibt dir die Möglichkeit, Lösungen in einem Bruchteil der Zeit zu erstellen, die du mit herkömmlichen Entwicklungsmethoden benötigst. Zu Beginn dieses Buches habe ich eine Situation beschrieben, in der ich eine App in einer einzigen Nacht erstellt habe - obwohl ich übrigens nicht für Schlafentzug werbe! Mit traditionellen Entwicklungsmethoden hätte es ein paar Tage gedauert, um einen Prototyp zu erstellen. Die Zeitersparnis ergibt sich aus der Möglichkeit, Steuerelemente per Drag & Drop auf eine Leinwand zu ziehen und Eigenschaften zu konfigurieren, ohne Code oder HTML zu verstehen, ohne zu wissen, wie man diesen Code richtig strukturiert, oder ohne zu wissen, wie man komplexe Geschäftslogik mit Code erstellt.

Wenn du all diese Kosten einrechnest, werden kleinere Projekte oft zur Seite geschoben, weil die Kosten und der Aufwand für die geforderte Arbeit zu hoch erscheinen. Unternehmen bauen auf Systemen und wiederholbaren Prozessen auf, die mit dem Wachstum kontinuierlich verbessert werden. Nehmen wir das Beispiel eines kleinen Unternehmens, das mit einfachen Prozessen wie dem manuellen Ausfüllen von Rechnungen und dem Versenden einer E-Mail mit der Bitte um Genehmigung vor dem Versand einer Rechnung beginnt. Wenn das Unternehmen wächst und die Zahl der Rechnungen und Genehmigungen zunimmt, steigt auch die Wahrscheinlichkeit von Fehlern. Fehler können z. B. darin bestehen, dass ein falscher Betrag auf der Rechnung steht. Vielleicht fügt das Unternehmen Regeln hinzu, die besagen, dass ab einem bestimmten Dollar-Betrag zusätzliche Genehmigungen erforderlich sind. Diese Art von Fehlern kann die Einnahmen und den Ruf eines Unternehmens schädigen.

Schauen wir uns ein weiteres Beispiel für einen typischen Geschäftsprozess an - den Einführungsprozess von Mitarbeitern. Wenn du eine Person einstellst, möchtest du, dass sie am ersten Tag einsatzbereit ist, und eine schlechte Einarbeitung kann in mehrfacher Hinsicht problematisch sein. Was sind die üblichen Dinge, die passieren, um einen neuen Mitarbeiter vorzubereiten? Hier sind ein paar Dinge, die immer wieder vorkommen, aber in keiner bestimmten Reihenfolge:

• Die IT-Abteilung muss ein Benutzerkonto anlegen und die E-Mail einrichten.
• Es muss Ausrüstung bestellt werden, z. B. ein Laptop, eine Dockingstation, Monitore und möglicherweise ein Telefon.
• Ein Mitarbeiterausweis muss bestellt werden, wenn der Mitarbeiter ein gesichertes Gebäude betreten muss.
• Der Zugang zu Anwendungen wie dem Zeiterfassungssystem des Unternehmens muss eingerichtet werden.
• Das Team sollte darüber informiert werden, dass ein neues Mitglied zu ihm stoßen wird.
• Die Personalabteilung muss Informationen zu den Sozialleistungen übermitteln, z. B. Anweisungen zur Einrichtung eines Rentenkontos und zu den Gesundheitsleistungen.
• Die Orientierung der Mitarbeiter/innen muss möglicherweise mit mehreren neuen Mitarbeiter/innen und der Person oder den Personen, die diese Sitzungen leiten werden, geplant werden.
• Manche Unternehmen stellen einen "Kumpel" ein, der für den neuen Mitarbeiter die Anlaufstelle für Informationen über das Unternehmen ist.
• Es kann sein, dass eine Schulung geplant werden muss.
• Eventuell müssen Willkommensessen geplant werden.

Ein kleines Unternehmen kann sich dafür entscheiden, einen Großteil dieser Aufgaben manuell zu erledigen. Sobald der Personalverantwortliche der Personalabteilung mitteilt, dass er jemanden einstellen möchte, kann die Personalabteilung ihre Checkliste durchgehen und ihre Mitarbeiter benachrichtigen, damit sie mit der Organisation der oben genannten Onboarding-Aufgaben beginnen. In einem kleinen Unternehmen ist es vielleicht einfach, das Beschaffungsteam oder das IT-Team zu bitten, ihre jeweiligen Checklisten durchzugehen. Die E-Mails fliegen nur so dahin und die Aufgaben werden vielleicht erledigt, aber du läufst trotzdem Gefahr, etwas zu übersehen. Eine wichtige Information wird nicht weitergegeben, oder jemand vergisst, einen Laptop zu bestellen, oder, was noch schlimmer ist, jemand vergisst, das Mittagessen für den ersten Tag zu planen!

Diese unglücklichen Szenarien können Konsequenzen haben. Wenn du einen der wichtigsten Schritte im Einarbeitungsprozess vergisst, kann das zu Produktivitätseinbußen führen und den Ruf des Unternehmens schädigen. Ich weiß nicht, wie es dir geht, aber wenn ich einen neuen Job persönlich antrete, will ich zum Mittagessen gehen! Scherz beiseite, das ist ein gängiger Geschäftsprozess, und die Planung eines Mittagessens erfolgt in der Regel manuell. Routineaufgaben werden oft von Unternehmen übersehen, die Prioritäten für ihre Projekte setzen müssen. Wenn ein Projekt die Entwicklung einer Lösung durch ein Team erfordert oder ein Beratungsunternehmen damit beauftragt wird, wird das Geld gebunden und etwas wie eine Onboarding-Lösung, bei der man annehmen könnte, dass jeder Schritt gut dokumentiert ist und jeder seine Rolle kennt, steht vielleicht nicht ganz oben auf der Liste.

Mit der Power Platform kannst du Low-Code-/No-Code-Lösungen wie eine App zur Nachverfolgung von Fähigkeiten oder einen Onboarding-Prozess für Mitarbeiter erstellen. Du brauchst nicht unbedingt ein Team von Mitarbeitern, um Lösungen zu entwickeln, die diesen Prozess optimieren. Vielmehr kannst du diese Lösungen schrittweise erweitern und deine Probleme nach und nach lösen, so wie dein Unternehmen seinen Onboarding-Prozess im Laufe der Jahre schrittweise verfeinert hat. Mit der Power Platform kannst du zum Beispiel mit einem Workflow beginnen, der den Versand von E-Mails an wichtige Mitarbeiter automatisiert, die sie über ihre HR-Aufgaben informieren, wenn eine wichtige Information in SharePoint hochgeladen wird. Als Nächstes kannst du eine App erstellen, die relevante Informationen über den neuen Mitarbeiter sammelt, z. B. die Ausrüstung, die für ihn bestellt werden muss. Später kannst du beschließen, die Schlüsselkompetenzen des Mitarbeiters zu erfassen und einen Bericht zu erstellen, der dir hilft zu verstehen, wo die Stärken deines Unternehmens liegen und wo es dir vielleicht an Kompetenzen mangelt.

Die Power Platform gibt dir die Werkzeuge an die Hand, die du brauchst, um schnell benutzerdefinierte Formulare und automatisierte Prozesse zu erstellen, damit du Lösungen entwickeln kannst, die ein Problem angehen und es schrittweise verbessern, während dein Unternehmen wächst. Im Laufe dieses Buches werden wir uns mit diesen Anwendungen und den Arten von Lösungen beschäftigen, die du damit erstellen kannst. Ich hoffe, dass du die Vorteile dieser Tools erkennst, dich dazu inspirieren lässt, deine eigenen Lösungen zu entwickeln, und erkennst, dass du potenzielle Projekte nicht unbedingt aufgrund von Budgetbeschränkungen aufschieben musst . Im nächsten Abschnitt werden wir uns fünf der wichtigsten Anwendungen der Power Platform genauer ansehen.

Die wichtigsten Tools der Power Platform

Wenn du kritische Entscheidungen darüber treffen musst, in welche Projekte du investierst und welche du auf die lange Bank schiebst, wenn du eine Lösung brauchst, aber Produkte von der Stange deine speziellen Anforderungen nicht erfüllen, wenn du einen Bedarf hast, der schrittweise aufgebaut werden kann, oder wenn du Lücken in deinem Unternehmen hast, die schnell geschlossen werden müssen, könnte die Power Platform deine Lösung sein.

An dieser Stelle habe ich ein paar reale Szenarien vorgestellt, darunter auch eine persönliche Erfahrung mit der Power Platform, bei der ich sie zur schnellen Lösung einer wichtigen organisatorischen Aufgabe eingesetzt habe. In Kapitel 2 werden wir einen genaueren Blick auf die wichtigsten Tools (Power Apps, Power Automate, Power BI, Power Virtual Agents, Power Pages) sowie auf einige zusätzliche Dienste und Funktionen werfen. Außerdem stelle ich dir vor, wie du KI ganz einfach in deine Lösungen einbinden kannst.

Einrichtung Bevor wir loslegen

Bevor wir mit der Erstellung von Lösungen beginnen, musst du Zugang zu Power Apps haben. Wenn du Zugang zu Power Apps hast, vielleicht über einen Microsoft 365-Tenant bei der Arbeit oder einen Entwickler-Tenant, den du bereits hast, dann kannst du diesen Abschnitt überspringen. Wenn du keinen Ort hast, an dem du basteln kannst, mach dir keine Sorgen: Microsoft ermöglicht es dir, kostenlos deinen eigenen Entwickler-Tenant zu erstellen. Wenn du einen Arbeits-Tenant verwendest, solltest du dich mit deiner IT-Abteilung absprechen, um sicherzustellen, dass es keine Geschäftsrichtlinien gibt, die ein Problem darstellen könnten, und du solltest auch sicherstellen, dass alle Lösungen, die du erstellst, zuerst Testdaten verwenden. Du willst doch nicht aus Versehen eine App erstellen, die wichtige Geschäftsdaten überschreibt!

Microsoft bietet ein Microsoft 365 Developer Program(Abbildung 1-2) an, mit dem du unter deinen eigenen Entwicklungs-Tenant erstellen kannst. Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Artikels ist der Tenant 90 Tage lang gültig, aber solange du den Tenant verwendest und Lösungen darin bereitstellst, darfst du ihn weiter nutzen. Er enthält 25 E5-Benutzerlizenzen, Beispielinhalte und Zugang zu so ziemlich allem, was du brauchst, um nicht nur Power Platform-Lösungen zu entwickeln, sondern auch zu verstehen, was Microsoft 365 zu bieten hat.

Abbildung 1-2. Beitritt zum Microsoft 365 Entwicklerprogramm

Sobald du auf die Schaltfläche "Jetzt anmelden" klickst, wirst du zu einer Profilseite weitergeleitet, auf der du nach grundlegenden Informationen wie deiner E-Mail-Adresse, deinem Land und mehr gefragt wirst. Danach hast du die Wahl zwischen einer sofortigen Sandbox und einer konfigurierbaren Sandbox(Abbildung 1-3).

Abbildung 1-3. Microsoft 365 Entwickler-Abonnement

Die Instant-Sandbox erstellt einen Tenant, der vorkonfiguriert ist und enthält Beispielinhalte. Der Vorteil der Instant-Sandbox ist, dass du von Anfang an startklar bist, aber du kannst deinen Domainnamen nicht angeben, d.h. dein Tenant wird für dich benannt (du bekommst einen zufälligen alphanumerischen Namen). Bei der konfigurierbaren Sandbox kannst du zwar einen Domainnamen angeben, aber es kann bis zu zwei Tage dauern, bis du alle Inhalte hast, und du musst die Beispiele manuell hinzufügen.

Sobald du auf diesem Bildschirm auf Weiter klickst, kannst du dich bei deinem persönlichen Mieter anmelden. Du erhältst eine E-Mail, in der beschrieben wird, was mit dem ausgewählten Tenant geliefert wird, sowie einige Links für zusätzliche Schulungen. Jetzt kannst du dich bei deinem Tenant anmelden, indem du zum Office 365 Portal navigierst und das neue Administratorkonto und das Passwort eingibst, das du bei der Einrichtung des Tenants erhalten hast.

Herzlichen Glückwunsch! Du hast jetzt einen Tenant, und wenn du auf das App-Startsymbol oben links klickst (oder, wie manche es nennen, auf das Waffelsymbol), siehst du mehrere Apps, die dir bereits zur Verfügung stehen, darunter Power Apps, Power Automate und Power BI(Abbildung 1-4).

Abbildung 1-4. Office 365 Portal und Apps

Jetzt, wo du alles eingerichtet hast, kannst du Power Apps starten, indem du auf das Symbol im App Launcher klickst. Im nächsten Kapitel werden wir uns mit der Benutzeroberfläche und ihren Möglichkeiten beschäftigen, bevor wir uns an die Erstellung von Lösungen machen.