Capítulo 4. Texto
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La tarjeta Marcas presenta muchas opciones; una de ellas es Texto. La propiedad Texto de la tarjeta Marcas te permite mostrar texto, que puede ser etiquetas en una barra, texto utilizado para crear tablas o texto utilizado como tipo de marca en sí. Este capítulo te llevará a través de algunas de esas características, incluyendo consejos y trucos para formatear.
4.1 Tablas
Solución
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Haz doble clic en Categoría.
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Haz doble clic en Fecha de pedido.
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Haz doble clic en Ventas:
Debate
Una tabla de texto puede utilizarse de varias formas. El principal caso de uso es mostrar los valores específicos según las dimensiones que hayas utilizado. Las tablas también son estupendas para comprobar el sentido de las cifras y los cálculos al realizar análisis.
Si utilizas varias medidas, puede que sea más fácil utilizar Muéstrame para construir una tabla rápida. Si multiseleccionas los campos del panel de Datos, Tableau pondrá a tu disposición una tabla en el menú Muéstrame:
4.2 Añadir totales
Debate
Los totales pueden utilizarse en casi todos los gráficos que crees en Tableau. Tableau establece por defecto la agregación de totales en Automática, que se basa en la agregación del campo de la vista. Por ejemplo, si utilizas una agregación media, tus totales serán una media, mientras que quizá quieras que sea la suma de las medias. Sin embargo, puedes anular el valor por defecto eligiendo Análisis en el menú, luego Totales y, a continuación, eligiendo una de las opciones Totalizar todo usando:
También puedes añadir subtotales , dependiendo del nivel de detalle de tu vista, que se establece mediante otro campo discreto de la vista. Por ejemplo, esta nueva tabla muestra las ventas por Categoría y Subcategoría por año, pero puede que quieras ver los subtotales por categoría:
Si haces clic con el botón derecho en el campo Categoría de la estantería Filas, obtendrás la opción de añadir Subtotales:
Por defecto, Tableau coloca los Totales y Subtotales en la parte inferior o derecha de cualquier gráfico. Podemos mover estos Totales a la parte superior o izquierda eligiendo Análisis en el menú, luego Totales y seleccionando "Totales de fila a la izquierda" o "Totales de columna a la parte superior":
4.3 Tablas de resaltado
Las tablas son buenas para ver los números reales, y a veces quieres hacer que la tabla sea más intuitiva y eficaz añadiendo color para transformar tu tabla en una tabla resaltada. Como ya se ha dicho, el color es uno de los atributos preatentivos que permiten al usuario interpretar rápidamente la tabla.
Problema
Quieres ver el beneficio global más alto y más bajo por subcategoría y región utilizando colores y texto.
Solución
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Haz doble clic en Subcategoría y doble clic en Región.
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Arrastra Beneficio a Color en la ficha Marcas:
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Tu vista actual debería tener este aspecto:
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Por último, mediante Etiqueta en la ficha Marcas, marca la opción "Mostrar etiquetas de marcas" para activar las etiquetas de texto que muestran los valores de las ganancias:
Tu tabla de texto resaltado debe tener el siguiente aspecto:
Debate
La tabla resaltada muestra puntos calientes o fríos en tus datos. Por ejemplo, la celda Tablas/Este, de color naranja oscuro, es la menos rentable, y la celda Copiadoras/Oeste, de color azul oscuro, es la más rentable. El uso del color mejoró la capacidad de distinguir rápidamente esos valores.
La paleta de color automática que ha utilizado Tableau es Naranja-Azul Divergente. Las paletas de colores Divergentes deben utilizarse cuando tengas un punto de cruce, es decir, de negativos a positivos o por encima o por debajo de un objetivo. Si sólo tienes valores positivos o sólo negativos, debes utilizar una paleta de colores secuencial. Puedes cambiar los colores haciendo clic en Color en la ficha Marcas. La lista de colores disponibles depende del tipo de valores en Color.
4.4 Tablas de clasificación
Como ya se ha dicho, las tablas son buenas para ver números precisos. Cuando observes valores, quizá quieras ver dónde se sitúan esos números en términos de un rango.
Problema
Quieres ver cómo se clasifica cada subcategoría en cada región.
Solución
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Construye una tabla con Subcategoría en Filas, Región en Columnas y Beneficio en Texto.
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Para convertir el Beneficio en un rango, tendrás que añadir un Cálculo Rápido de Tabla. Haz clic con el botón derecho del ratón en el campo SUMA(Beneficio) de la propiedad Texto. Selecciona Cálculo Rápido de Tabla > Rango:
Por defecto, Tableau calcula la clasificación por regiones (tabla transversal); es decir, para cada subcategoría, clasifica las regiones en función del beneficio:
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Para cambiar la dirección en la que Tableau calcula el rango, haz clic con el botón derecho del ratón en SUM(Beneficio) en la propiedad Texto, que ahora tiene un triángulo para mostrar que es un Cálculo de Tabla.
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Elige Calcular utilizando > Tabla (abajo). Ahora deberías tener una tabla que muestre el rango por subcategoría dentro de cada región:
Debate
Tableau proporciona muchos cálculos de tablas . La comprensión de las opciones de Cálculo mediante depende de los datos que haya en tu vista. En la solución que acabamos de mostrar, el Cálculo de tabla estaba predeterminado en Tabla (transversal), que significa por región, mientras que nosotros queríamos calcular el rango utilizando la subcategoría Tabla (descendente). Sin embargo, al utilizar Tabla (abajo) o Tabla (a través), moviendo cualquiera de los campos, en Filas o Columnas, el Cálculo de Tabla se recalculará en función de la nueva disposición en la vista.
Te recomiendo que, una vez que sepas en función de qué estás calculando, cambies el cálculo de la configuración por defecto. Para ello, entra en la opción Editar Cálculo de Tabla y elige la opción Dimensiones Específicas. Esto significa que si cambias el diseño de la vista, el cálculo de Rango seguirá computando utilizando Subcategoría, siempre y cuando Subcategoría siga estando en la vista.
Si eliminas Subcategoría de la vista, aparecerá un campo rojo, indicando que ha ocurrido algo con el Cálculo de la Tabla:
Tableau tiene cuatro opciones de clasificación, que cambian la forma de clasificar los valores. Podemos utilizar los valores 100, 95, 95 y 85 para demostrar las diferencias:
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El rango de competencia daría a los dos valores 95 el mismo rango superior de 2 y daría al 85 el rango de 4.
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El rango de Competencia modificado daría a los dos valores de 95 el mismo valor de rango inferior de 3, y a 85 el rango de 4.
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El rango denso daría a los dos valores 95 el rango más alto, pero daría a 85 el siguiente valor de rango 3.
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El rango único daría a cada valor un nuevo rango dependiendo de cómo estén ordenados los datos, pero por defecto es alfabéticamente.
También puedes crear un cálculo de rango utilizando la opción de campo calculado, donde puedes ver la descripción del cálculo:
Al crear un Cálculo de tabla a través de un campo calculado, verás que en la parte inferior derecha aparece "Cálculo de tabla por defecto":
Te permite especificar cómo quieres que calcule tu Cálculo de Tabla. Cuando haces clic en esta opción, aparece la Definición del Cálculo:
Esta Definición del Cálculo te permite establecer las opciones de Uso del Cálculo. Sin embargo, cuando cambies el valor por defecto, si no tienes ese campo en la vista al utilizar el cálculo, el campo Cálculo de rango dará error.
Para más información sobre Cálculos de Tablas, consulta Capítulo 16.
4.5 Grandes cifras reales
Los Grandes Números Reales (BAN) se utilizan en los cuadros de mando (ver Capítulo 7) para dar al espectador información de alto nivel y más crítica de forma inmediata. Los BAN suelen ser indicadores clave de rendimiento (KPI) de la empresa.
Problema
Quieres tener una PROHIBICIÓN para el último año de ventas hasta el momento.
Solución
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Arrastra Ventas a Texto en la ficha Marcas:
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Arrastra Fecha de pedido a Filtros y selecciona Años:
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Marca la casilla de la parte inferior, "Filtrar al último valor de fecha al abrir el libro":
A continuación se muestra el valor de las ventas del último año de datos:
Debate
Los BAN se utilizan para los KPI de alto nivel y más críticos de un cuadro de mando. Pueden formatearse en función del cuadro de mando. Puedes aumentar el tamaño utilizando Tamaño en la ficha Marcas o aumentar el tamaño de la fuente en las propiedades de Texto. También puedes cambiar el color del BAN, lo que puede hacerse de una de estas tres formas:
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Usa Color en la ficha Marcas y utiliza los colores por defecto o un selector de color.
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Utiliza un color que esté en las paletas de colores. Crea un campo calculado con cualquier texto o letra -sólo es un cálculo ficticio para el color- y luego añade ese cálculo a Color en la ficha Marcas.
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Cambia el color de la fuente dentro de las propiedades de Texto. Haz clic en Texto en la ficha Marcas y selecciona el tres puntos. A continuación, puedes resaltar el texto y cambiar el color:
4.6 Cálculo de la diferencia porcentual
Cuando utilices BANs, puede que quieras incluir un cambio porcentual con respecto a otro valor (un valor anterior o un periodo de tiempo, por ejemplo). Esta sección te mostrará cómo calcular la diferencia porcentual, y la Receta 4.7 te mostrará cómo mantener sólo un valor.
Problema
Quieres ver la diferencia porcentual de ventas respecto al mes anterior.
Solución
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Filtra hasta el último año (ver Receta 4.5).
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Haz clic con el botón derecho del ratón (Opción en Mac) y arrastra Fecha de Pedido a la estantería Filas y elige MES. A continuación, añade Ventas a Texto en la ficha Marcas:
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El objetivo es calcular la diferencia porcentual respecto al mes anterior en la vista. Haz clic con el botón derecho del ratón en SUM(Ventas); a continuación, selecciona Cálculo Rápido de Tablas > Diferencia Porcentual:
Nota
Comprueba siempre dos veces cómo se está calculando el Cálculo de tu Tabla. Además, te recomiendo encarecidamente que cambies las Dimensiones Específicas por defecto cuando estés satisfecho con el cálculo.
Ahora muestra la diferencia porcentual de las ventas respecto al mes anterior:
Debate
El cálculo de la diferencia porcentual tiene las mismas opciones de Calcular utilizando que las mencionadas anteriormente en la Receta 4.4. El valor por defecto esta vez es Tabla (abajo), que está calculando por mes, porque el mes es el único campo de la vista. Asegúrate de que está seleccionada la opción Dimensiones Específicas. Enero está en blanco porque no tiene valores anteriores con los que comparar (es decir, el filtro de año ha eliminado la opción de comparar con diciembre del año anterior). Consulta la Receta 4.7.
Actualmente la opción por defecto compara los valores con el valor anterior; sin embargo, podemos cambiar esta opción en "Relativo a". Esto significa que puedes seleccionar con qué mes quieres comparar. Actualmente, el valor por defecto es Anterior (mes), pero puedes seleccionar Siguiente para mirar un mes futuro, Primero para mirar el primer mes (enero) o Último para mostrar el último mes (diciembre).
Si quieres mostrar la diferencia real entre los meses, añade otra SUMA(Ventas) a Texto en la ficha Marcas, y luego haz clic con el botón derecho y selecciona Cálculo Rápido de Tabla > Diferencia. Tendrás que cambiar la opción "Relativo a" si has cambiado el porcentaje de diferencia respecto al predeterminado.
Consejo
Si arrastras el nuevo campo de ventas, con el triángulo activado, hacia la izquierda, hacia el panel Datos, Tableau guardará el Cálculo de tabla como campo calculado. Así podrás reutilizar el mismo cálculo en todas tus hojas de cálculo. Puede que tengas que cambiar la opción Calcular utilizando cuando lo arrastres a una hoja nueva.
Si pulsas Ctrl (Comando en Mac) y haces clic para arrastrar un campo a otra parte de la vista (por ejemplo, al estante Filtros), el Cálculo de tabla también se desplazará con el campo.
En la siguiente sección, finalizaremos el BAN mostrando sólo la última fila de datos.
4.7 Utilizar LAST y Ocultar
En el orden de operaciones de Tableau, los cálculos de la tabla se calculan después de cada filtro, lo que significa que si filtras un año o un mes, perderás el cálculo de la diferencia porcentual, como en el caso siguiente:
Esta receta utiliza un cálculo de tabla llamado LAST
que puede utilizarse para ocultar datos.
Problema
Quieres ver sólo el mes LAST
como BAN, manteniendo también la diferencia porcentual respecto al mes anterior.
Solución
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Volver a crear o duplicar la Receta 4.6.
-
Crea un nuevo campo calculado y escribe
LAST()=0
: -
Arrastra este cálculo al estante Filas. Observa que ahora ves Verdadero o Falso. Diciembre = Verdadero porque es el último valor utilizando el Cálculo por defecto Uso de la Tabla (abajo).
-
Haz clic con el botón derecho en la palabra Falso y haz clic en Ocultar:
De este modo, sólo se conserva la diferencia porcentual original y la diferencia con los valores anteriores:
Debate
En el orden de operaciones de Tableau, los cálculos de la tabla se calculan en último lugar, después de todos los filtros. Utilizando el cálculo de tabla ÚLTIMO y ocultando los resultados falsos, puedes seguir manteniendo los cálculos de tabla para tus BAN y mostrar sólo el último mes en el panel de control.
El cálculo de la tabla ÚLTIMO da a cada fila de tu vista un número que indica la distancia desde 0. En este ejemplo, como diciembre es el último valor de la tabla, se le asignaría el valor 0. A noviembre se le asignaría el valor 1 porque necesitas avanzar un mes para llegar a diciembre.
Si quieres mantener el primer registro en tu vista, lo contrario de la función ÚLTIMO es utilizar PRIMERO, donde se aplica el mismo principio: el primer valor recibe el número 0. Sin embargo, los demás valores empiezan con un negativo, que indica el número de marcas que tienes que retroceder para llegar a la primera marca.
En la Receta 4.6, mencioné que Enero estaría en blanco, ya que no tiene un valor con el que comparar. En puedes utilizar la función PRIMERO para ocultar el primer valor de la lista.
4.8 Formato de número personalizado
Solución
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Empieza duplicando la Receta 4.7 o creando una hoja nueva con un cálculo de diferencia porcentual.
-
Haz clic con el botón derecho del ratón en el cálculo de la tabla Diferencia de valores y haz clic en Formato:
-
Selecciona el desplegable Números. Aquí podemos seleccionar varias opciones. Para el valor diferencia, queremos cambiarlo a una moneda, tener 0 decimales y cambiar los valores negativos para que estén entre paréntesis:
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A continuación, quieres cambiar el formato del porcentaje. Repitiendo el mismo proceso que antes, haz clic con el botón derecho del ratón en el Cálculo de la Tabla de Diferencias Porcentuales.
-
Esta vez, en el formato Números, selecciona Porcentaje y luego Personalizado.
-
En este cuadro, ahora tienes que decirle a Tableau qué quieres hacer con los positivos, los negativos y los neutros. Los positivos y los negativos utilizan flechas hacia arriba y hacia abajo. Utiliza el siguiente texto: ▲
0.0%;
▼0.0%;0.0%
.
Nota
Se utiliza como método alternativo si quieres personalizar aún más el número.
Los códigos para los triángulos arriba y abajo son Alt + 30 y Alt + 31
Tu vista final debería tener este aspecto:
Debate
El formato personalizado es un concepto clave extremadamente útil porque puedes personalizar cada medida con un formato numérico diferente. Si cambias el formato de un campo en la vista, sólo afectará a esa visualización. Si quieres utilizar ese formato en la medida en diferentes visualizaciones, tendrás que cambiar el formato por defecto de una medida, lo que significa que siempre que utilices esa medida, utilizará el mismo formato. Sin embargo, el formato a nivel de vista puede sobrescribir los formatos por defecto. Para ello, tendrás que hacer clic con el botón derecho en una medida de la sección Medidas del panel Datos y seleccionar Propiedades por defecto. Si seleccionas el Formato numérico, tendrás las mismas opciones que antes.
Al hacer el formato personalizado, fíjate en cómo utilizas el punto y coma para separar las cifras. Esto es para diferenciar valores positivos, valores negativos y valores cero.
4.9 Cómo poner a cero los nulos
La función cero nulo (ZN) puede ser envuelta alrededor de cualquier campo calculado para convertir los nulos en ceros.
Problema
Cuando muestres una diferencia de año completo o una diferencia porcentual, querrás que el primer valor muestre el valor 0 y 0% en lugar de nulo.
Solución
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Abre un cálculo de diferencia de valores (ver Receta 4.6).
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Al principio del cálculo, escribe
ZN
(y al final de todo el cálculo, cierra el paréntesis y haz clic en Aceptar): -
Repite la operación para el porcentaje de ventas por diferencia:
Ahora las cifras de enero muestran cero en lugar de nulos, como las siguientes:
Debate
La función ZN es especialmente útil cuando tienes valores nulos en tus datos. Tener un cero en lugar de un nulo es importante a la hora de crear cálculos; tienes que estar seguro de que puedes tratar los nulos como ceros antes de poder utilizar este cálculo. La ventana de cálculo también describe lo que hace el cálculo ZN:
También te habrás dado cuenta de que cuando convertiste los cálculos de la tabla en cálculos reutilizables, Tableau utilizó ZN dentro de esos campos calculados. Si algún valor es un nulo, el cálculo devolvería un nulo, por eso es importante utilizar la función ZN, para convertir cualquier nulo en cero por defecto.
Para utilizar la función ZN, es necesario que exista una fila de datos para sustituir el nulo por un cero.
4.10 Mostrar valores positivos, negativos o neutros
Solución
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Crea un nuevo campo calculado utilizando la función SIGNO y el campo Diferencia porcentual de ventas:
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Haz clic con el botón derecho en este nuevo cálculo y selecciona Convertir en Discreto:
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Añade el cálculo a Color en la tarjeta Marcas y edita los colores. Yo elegí utilizar el naranja para el negativo, el gris para el neutro y el azul para el positivo:
Tu vista final debería tener este aspecto:
Debate
El cálculo SIGNO asigna un valor positivo al número 1, valores neutros a 0 y valores negativos a -1. Antes de aprender esta función SIGNO, siempre solía crear sentencias SI condicionales. Utilizar la función SIGNO reduce la necesidad de escribir largas sentencias SI. Aprendí esto de Ann Jackson, una maestra Zen de Tableau, en una de sus sesiones de speed tipping .
Ver también
Ann Jackson y Luke Stanke, Estrategias Tableau (O'Reilly)
4.11 Calcular un Estado Bueno, OK o Malo
Utilizar SIGNO es útil para valores positivos, neutros y negativos. Pero, ¿y si quieres ver si un valor porcentual es bueno, OK o malo? Estos estados se utilizan en las empresas y en la gestión de proyectos para identificar el rendimiento o el estado de un proyecto.
Problema
Quieres un estado para los cálculos de la diferencia porcentual, utilizando Bueno para más del 50%, OK para entre 0% y 50%, y Cualquier cosa Malo para menos del 0%.
Solución
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Filtra hasta el último año de datos. Crea una vista con la fecha del Mes del Pedido en el estante Filas y el porcentaje de diferencia de ventas en Texto.
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Crea un nuevo cálculo y utiliza la siguiente sentencia IF:
-
Añade este nuevo cálculo a Color en la ficha Marcas y edita los colores para indicar Bueno, OK o Malo:
Debate
Este tipo de estados se utilizan en la gestión de proyectos y se ven como un sistema de semáforos. Son buenos para visualizar cuándo los valores están por encima o por debajo de un determinado objetivo o porcentaje. Cuando utilices este tipo de estado, debes tener cuidado con los colores. Si las personas que ven tus cuadros de mando son daltónicas, puede que no sean capaces de ver las diferencias en función de los colores. En su lugar, Tableau dispone de una paleta para daltónicos que utiliza tonos de naranja, azul y gris:
Disponer de este tipo de estado en los BAN permite al usuario ver instantáneamente si ese número concreto está por encima o por debajo de la condición que se ha establecido.
Ver también
Las sentencias IF se mencionan en "Agrupación condicional".
4.12 Utilizar títulos como BAN
Solución
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Haz clic con el botón derecho del ratón (Opción-clic en Mac) y arrastra ID de pedido a Detalle; selecciona Contar Distintos [CNTD(ID de pedido)]:
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Haz doble clic en tu título en la parte superior. Elimina <Nombre de hoja>, haz clic en Insertar y selecciona CNTD(ID de pedido). Esto añade el Recuento Distinto de ID de pedido al título.
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Por último, cambia tu carta de Marcas a Polígono para eliminar el texto del centro:
Tu BAN debería tener ahora este aspecto:
Debate
Si utilizas los elementos Título como BANs en lugar de Texto, tendrás una mejor experiencia de usuario cuando construyas cuadros de mando en el Capítulo 7. Los Títulos como BANs son buenos si tienes un único número y no quieres un formato condicional con indicadores Bueno, Malo y OK, y si no quieres o necesitas un tooltip sobre este valor específico. De esta forma también se rellena mejor un espacio automático sin tener que utilizar un cálculo de eje falso para que el espacio se rellene correctamente. Sin embargo, si necesitas añadir otra dimensión, como un indicador Bueno, Malo y OK, será mejor que utilices un BAN normal (ver Receta 4.5).
4.13 Utilizar TAMAÑO
Solución
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Añade el ID de pedido a Detalle en la tarjeta Marcas.
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Crea un nuevo campo calculado con la siguiente sintaxis:
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Añade el campo Tamaño, que acabas de crear, a Detalle en la ficha Marcas. En este caso, tendrás que calcular utilizando el ID de pedido.
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Añade este cálculo al título y cambia el tipo de marca a Polígono para crear un Título como BAN, como en la Receta 4.12:
Debate
Tamaño puede utilizarse como alternativa a Contar o Contar Distinto. La diferencia es que cuenta cualquier detalle que pongas en tu vista y cómo lo computas. La descripción de Tableau es la siguiente:
Si añadieras otro nivel de detalle a tu vista, el valor TAMAÑO cambiaría. Por ejemplo, si añades el nombre del producto, el título cambiará de 1 a 48:
Si cambiamos la opción Calcular utilizando a ID de pedido y Nombre de producto, verás que el título es Ninguno:
Esto se debe a que has cambiado la opción Calcular utilizando, y cuando editas el título, dice Falta campo. Tendrás que volver a añadir el cálculo al título:
Cuando lo hagas, verás que el valor ha aumentado a más de nueve mil. Esto se debe a que hay más de un nombre de producto para un mismo ID de pedido y, por tanto, Tableau está contando el número total de productos de dentro del número total de pedidos.
4.14 Nube de palabras
Las nubes de palabras son una representación visual del texto de tus datos, con la opción de añadir contexto a esas palabras.
Problema
Quieres ver las subcategorías coloreadas y dimensionadas por ventas totales.
Solución
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Arrastra Subcategoría a Texto en la ficha Marcas.
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Cambia el tipo de marca de Automático a Texto:
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Añade Ventas a las propiedades Tamaño y Color.
Tu resultado final debería ser algo parecido a lo siguiente:
Consejo
Si pulsas Ctrl y luego seleccionas y arrastras un campo, puedes duplicar este campo en cualquier estantería del espacio de trabajo.
Debate
Las nubes de palabras tienen un buen atractivo visual cuando se examinan datos de texto, y los usuarios pueden ver rápidamente las palabras más frecuentes. Sin embargo, las nubes de palabras tienen algunos puntos débiles. Es difícil comparar el tamaño y el color de cada palabra en la vista. La disposición de la nube de palabras también depende de la longitud de la palabra; si la palabra tiene 20 caracteres, naturalmente va a destacar más que una palabra con sólo 5 caracteres. Las nubes de palabras también pueden tener una disposición desordenada, y no puedes ordenar las palabras por un campo concreto. Las alternativas para este tipo de gráfico son un gráfico de barras (ver Receta 3.1) o un mapa de árbol (ver Receta 8.1).
Resumen
Puedes incorporar texto a las visualizaciones de datos de muchas formas, utilizando BANs o etiquetas. Las tablas de texto también son una parte fundamental de Tableau, especialmente para quienes intentan pasar de utilizar Excel a crear visualizaciones en Tableau.
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